Eventos de empresa pequeños: ¿Cómo organizarlos? ¿Cuánto presupuesto debo de invertir? ¿Por qué son tan importantes?
Los eventos memorables no suceden solos. Organizar y celebrar un evento de empresa requiere planificación. Ya sea una conferencia, un seminario o un día de agradecimiento al cliente. El éxito de su evento está en los pequeños detalles.
En este post te damos las claves y algunos consejos para que seas el perfecto anfitrión.
Como empresa organizadora de eventos, conocemos la importancia de la personalización. También, cómo transmitir el mensaje o generar la emoción. Por eso, hemos querido compartir nuestros conocimientos contigo. Aunque ya sabes que estamos aquí para ayudarte en todo el proceso.
Eventos de empresa pequeños: ¿Por dónde empezar?
1. – Primeramente, decida su público objetivo. A partir de esto, todas las demás decisiones dependerán de lo que hemos definido. El formato, el contenido, los precios, la ubicación, etc. Teniendo un estructurado, también te ayudará a mantenerte enfocado en alcanzar las metas específicas.
2. – Ten un propósito comercial claro para la celebración del evento. Antes de comenzar a planificar un evento exitoso, ten claro por qué lo está haciendo. Cada decisión posterior, debe apoyar tu objetivo principal.
3. Ten especial cuidado con otros eventos de la industria al programar. Consulta el calendario. Asegúrate de no programar el evento de empresa muy cerca de días festivos o vacaciones. Igualmente importante es verificar otros eventos con el mismo público objetivo. Para ello, las redes sociales pueden ser de gran ayuda.
Eventos de empresa pequeños: La diferencia está en los detalles
4. Haga una lista de detalles. Todo lo que incluye: iluminación, decoración, transporte, contenido, refrigerios… etc. Cuando decides organizar un evento corporativo, hasta el más mínimo detalle importa. Tu público lo atribuirá todo a tu empresa y tu marca. Hacer una lista te asegurará que no pases por alto las cosas importantes y los pequeños detalles que te distinguen
5. Conozca sus limitaciones. Tenemos que ser conscientes de lo que podemos o no podemos hacer de manera realista. Bien sea por el presupuesto o por el tiempo que tenemos. Si decides lanzar un evento en una semana, deberías planificar algo más íntimo. Para un gran evento, debes prepararte con varios meses de antelación. Si el presupuesto es pequeño, es posible que tengas que contrarrestar la falta de medios con grandes dosis creatividad.
6. Crea objetivos INTELIGENTES. Siempre debemos comenzar por una buena estrategia. La cuál debe ser sólida, reflexiva y mensurable. Los eventos de empresa son una forma excelente de dar a conocer tu marca. También de conectar con tu mercado objetivo. Y obtener feedback de valor.
Presupuesto: Invierta en excelencia
7. Cree un presupuesto de gastos. Ahorra dinero a través de donaciones de patrocinadores «en especie». Haz una lista completa de todos los gastos. Así luego podrás resaltar las áreas donde cree que los patrocinadores pueden ofrecer algo «en especie». Cuanto más trabaje con otras marcas y socios, más puede ahorrar.
Marketing: Consigue que tu público asista
8. Necesitará un plan de marketing DETALLADO. Así, debes de crear un plan de marketing para el evento. Cuanto más organizado sea esté, más profesional será tu evento.
9. Establezca por escrito por qué su mercado objetivo debería asistir, no asuma que los beneficios son obvios. Cuando promociones un evento, asegúrate de informar lo que aprenderán. También con quién se reunirán y por qué deberían estar allí. No asumas que «el boca a boca» lo hará todo. Si van a participar ponentes, entrégales toda la información para que puedan promocionar el evento entre sus audiencias.
10. Comprar publicidad en redes sociales. La compra de publicidad en las redes sociales, a menudo, la pasamos por alto para pequeños eventos. Las plataformas de publicidad social (sobre todo, Facebook, LinkedIn y Twitter) ofrecen opciones que pueden ayudar significativamente. La buena noticia es que no se requieren grandes presupuestos.
Nuestro equipo: Quién va a participar
11. Delegar responsabilidades. No importa el tamaño de tu negocio. Así, trata siempre de delegar responsabilidades. Así, tener una persona a cargo de cada detalle no funciona bien. Primeramente, siempre que sea posible, deje que las personas tomen el control de las áreas que más disfrutan. Por ejemplo, proponga a los amantes de la comida de su empresa que se encarguen de los detalles del catering. Cuanto más disfruten de sus responsabilidades, más probabilidades habrá de cumplirlas con éxito.
13. Los patrocinadores son VIPs, asegúrate de que lo sientan así. Si tienes patrocinadores, trátalos como reyes. Financian tu evento y te permiten hacerlo.
El día del evento
14. La actitud es contagiosa. Por eso, tus invitados jugarán con su actitud y dinámica durante el evento. Así que debes predicar con el ejemplo.
15. Deja que la reacción de la multitud sea tu barómetro. Lee a la audiencia durante el evento. Pregúntales a las personas cómo están. Si las cosas van bien, y si no lo son, lo sabrás.
Eventos de empresa pequeños: Crea un plan de contingencia.
16. Imagine el evento paso a paso. Y haz una lista de dos columnas: lo que podría salir mal y su plan de contingencia. Prepárate para lo inesperado. Tener previsto lo que puede salir mal y sus posibles soluciones, te aportará rapidez de respuesta. Y, sobre todo, tranquilidad. Por eso, cuántas más cosas seas capaz de prever, menor será el margen de error.
17. Esté preparado para echar una mano para solucionar cualquier imprevisto. Aunque la planificación anticipada es una excelente fórmula para el éxito, nunca es suficiente. De esta manera, lo inesperado siempre surge.
Para terminar, si quieres organizar un evento de empresa pequeño o grande, ya sabes que puedes contar con nuestra ayuda. Trabajamos en toda España y sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de atenderte como mereces y así comprobarás lo que nos diferencia.
