Evento de empresa: Organizar un evento puede ser un proceso muy estresante. Por eso, a menudo, puede dejar a los organizadores del evento abrumados. También crear conflictos debido a la presión.

Así, nuestros 10 consejos te ayudarán a conseguir el éxito. Además de introducirte el arte de planificar un evento memorable y efectivo.

«Si todo está bajo control es que estás escalando demasiado lento»

Mario Andretti

Evento de empresa: El tiempo puede ser tu mejor aliado y tu peor enemigo

Primeramente, se debe de considerar la envergadura del evento de empresa. De tal forma, que la prioridad debe de ser la gestión del tiempo y una buena planificación.

Para que puedas hacerte una idea, organizar un evento de empresa pequeño, requiere un mes de tiempo. Si lo dejas para «última hora» estás aumentado la probabilidad de errores. Así que eso es lo primero que debes de evitar.

Consejos para tener éxito al organizar un evento de empresa

1.- Mejor pronto que tarde.

Cómo ya hemos dicho, debes de comenzar a planificar lo antes posible. Si tu evento es grande, planifícalo con cuatro a seis meses de anticipación. Los eventos más pequeños necesitan al menos un mes para planificar. Otro punto muy importante y que suele pasar desapercibido, es que tienes que asegurarse de que todos los proveedores te den el servicio una semana antes. Excepto aquello que, por sus características, ha de llegar el mimo día.

2.- Sé flexible. Prepárate para adaptarte a los cambios.

En el transcurso de la planificación del evento, casi todo va a cambiar. Por eso, debes de asegurarte de ser flexible y poder satisfacer las demandas a tiempo.

3.- Delega responsabilidades.

Divide los diversos elementos del evento en categorías. Por ejemplo, alguna de ellas son: invitaciones, restauración, transporte… Después, delega cada categoría al personal de tu equipo. Pero aprende a delegar. Hay múltiples caminos para llegar al mismo sitio. Deja que ellos se marquen el suyo y tú controla únicamente el cumplimiento de plazos. Como son los únicos responsables, estarán mucho más al tanto de los pequeños detalles y cambios. Es el equipo el que hace a la empresa.

4.- Crea un espacio compartido para trabajar en línea.

Con la nube o la intranet obtenemos muchos beneficios. Crea un espacio para todo lo que tiene que ver con el evento. Incluidos los contactos con los proveedores, información de los asistentes y el feedback del trabajo individual.

5.- Planes de contingencia: Cuántos más planes alternativos, mejor.

Es raro que un evento se lleve a cabo sin ningún problema. Evalúa los activos más importantes que tendrá su evento y crea un plan alternativo para cada uno. Aún así, por mucho que preveas, es muy común que surja algo no previsto. Debes actuar rápido y aportar soluciones eficaces y creativas. Además, de tomarlo como un aprendizaje para el futuro.

6.- Haz un recorrido mental de todo el evento de empresa.

Por lo tanto, aproximadamente dos semanas antes del evento de empresa, realice una revisión de todo el proceso. Organiza una reunión con su equipo. De manera que hagáis un recorrido mental de todo. Desde la configuración inicial hasta el proceso de seguimiento. A menudo, las complicaciones se destacan en estas reuniones y tendrás tiempo para corregirlas. Unos días antes del evento, organice otro recorrido. Pero, esta vez, físico. Incluyendo la localización, transporte… etc.

7.- Fotografía y graba todo.

En consecuencia este es uno de los puntos más importantes. Huye de las fotografías de mala calidad, hechas por tus empleados. O los vídeos con teléfono móvil. Está en juego tu imagen. Tu proyección visual oficial debe de ser de calidad, pues eso te asegura una buena imagen de empresa. Por lo que contrata a profesionales.

Publicar fotos positivas es una excelente manera de demostrar el éxito de tu evento de empresa.

8.- Las redes sociales son tus mejores aliadas.

Tanto si el evento de empresa es interno como externo, te valdrá para aumentar tu presencia en redes sociales. Darte visibilidad. Afianzar clientes y darte a conocer a otros potenciales. Estarás en boca de todos y esa publicidad es la más valiosa.

Crea un hashtag personalizado para tu evento en Twitter y anima a tus seguidores a tuitear sobre él. Del mismo modo, crea un evento en Facebook y anime a sus seguidores a etiquetar el evento en publicaciones relevantes. Sube tus fotos una vez que termine el evento y anima activamente a los usuarios a etiquetarse. Aquí también tienes un gran aliado en Instagram o Pinterest.

Y si te sientes inseguro con tu evento de empresa… siempre puedes contratar a un profesional

Una empresa especialista en organizar eventos de empresa de cualquier envergadura, siempre te aportará la seguridad de que saldrá bien. Asegúrate de que tiene experiencia. Así, ellos te ahorraran lo más importante: tiempo. Por tanto, tiempo que puedes dedicarle a otras cuestiones importantes.

Ya sabes que estamos aquí para ayudarte. Nuestra sede está en la Región de Murcia, pero trabajamos en toda España. ¿Hablamos? Solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y estaremos encantados de atenderte.